Wrike ist ein sehr erfahrener Player im Markt der Projektmanagement-Tools und seit 2007 online. Aber ist es wirklich ausgereift? Und was haben professionelle Anwender von diesem Tool?

Was ist Wrike?

Unter der Website https://www.wrike.com/de/ richtet sich das Angebot von Wrike ausdrücklich an Unternehmen, ist dabei aber skalierbar je nach Größe und Bedarf. Wrike zielt dabei nicht nur auf Projektmanagement, sondern geht den Schritt weiter zur teamübergreifenden Zusammenarbeit, neudeutsch Collaboration genannt. Wrike verspricht, dass die Arbeit in Teams mit ihrem Tool einfacher, transparenter und effizienter wird.

Mit Vorlagen schnell starten

Um sich bei Wrike anzumelden genügt eine E-Mail-Adresse. Da Wrike auf Unternehmen ausgerichtet ist, wird hier eine geschäftliche E-Mail-Adresse verlangt, aber nicht überprüft. Als nächster Schritt muss die Mail von Wrike im Posteingang geöffnet und meine Anmeldung über einen Link bestätigt werden. Dann werde ich gebeten, meine persönlichen und unternehmerischen Daten zu ergänzen, das ist aber weitgehend freiwillig.

Es gibt zwar später einen kostenlosen Basistarif, aber für den Start muss ich verpflichtend einen kostenlosen 14-tägigen Test mit einem der kostenpflichtigen Tarife wählen. Hiermit werden mir Features schmackhaft gemacht, die nach zwei Wochen nicht mehr zur Verfügung stehen – außer ich zahle dafür.

Vor dem Start kann ich noch Kollegen in mein Team einladen, indem ich deren Namen und E-Mail-Adresse in ein Formular eingebe. Und dann habe ich die Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen. Damit sind bestimmte Aufgaben oder Projektschritte bereits angelegt und ich erspare mir die Mühe, dies manuell zu erledigen. Dabei kann ich zwischen zahlreichen Branchen und Anwendungsfällen wählen, die von Marketing über Technik & IT bis hin zu allgemeinen Vorlagen reichen.

Features zum Projektmanagement

Aufgaben

Ohne klare Einteilungen nach dem Motto „wer macht wann bis wann“ geht es einfach nicht. Bei Wrike bekommt jede Aufgabe einen Namen, eine verantwortliche Person kann zugewiesen werden und erhält ein Fälligkeitsdatum. Ebenso kann ich den Status definieren, also ob die Aufgabe neu, in Arbeit, on hold oder erledigt ist. Dateien lassen sich an einzelne Aufgaben anhängen, so dass für das Team gleich der Entwicklungsstand oder die finale Version eines Dokuments sichtbar ist.

Einzelne Aufgaben können wiederum in Unteraufgaben gegliedert werden, so dass sich große Pakete hierarchisch sauber aufteilen und auch verteilen lassen. Terminliche Abhängigkeiten sind auch zwischen Aufgaben möglich. Dies ist später wichtig, wenn sich im Projektverlauf einzelne Termine verschieben und damit Auswirkungen auf andere Aufgaben haben.

Kritischer Pfad

Bei manchen Aufgaben im Projekt ist es nicht weiter schlimm, wenn sich die Fertigstellung verzögert. Bei anderen Aufgaben kann dies sofort auf den Beginn nachfolgender Aufgaben haben und letztendlich den Fertigstellungstermins des ganzen Projekts nach hinten schieben. Wenn die Abhängigkeiten der Aufgaben sauber gepflegt sind, dann erstellt Wrike in dem kostenpflichtigen Professional-Tarif den sogenannten kritischen Pfad aller Aufgaben. Der kritische Pfad zieht sich zeitlich durch genau diese Aufgaben, deren Termine kritisch für das Gesamtprojekt sind.

Kalender, Kanban-Boards und Zeitleisten

Wenn ich in der Übersicht ein Projekt ausgewählt habe, bietet Wrike für die Darstellung der Aufgaben zahlreiche Möglichkeiten:

  • Eine Liste ist genau das, eine Liste. Alle Aufgaben stehen untereinander nach Termin in der mittleren Spalte sortiert. Wenn ich eine Aufgabe auswähle erscheinen in der rechten Spalte die Details dazu.
  • Das Board bietet mir eine visuelle Kanban-Sicht. Nach Status werden die Aufgaben in Kacheln unter den Kategorien Neu, In Arbeit, Erledigt, On hold und Abgebrochen dargestellt. Je nach Status der Aufgaben verteilen sich die Kacheln über den Bildschirm.
  • Die Tabelle erlaubt mir eine hierarchische Sicht aller Aufgaben. Unteraufgaben können ein- oder ausgeblendet werden, überfällige Termine werden rot dargestellt, der Status ist auch farblich gekennzeichnet.
  • Die Zeitleiste ist das klassische Gant-Diagramm, in dem weiterhin der kritische Pfad dargestellt wird. Diese Übersicht gibt es aber nur im kostenpflichtigen Professional-Tarif.
  • Der Stream orientiert sich dann der Logik sozialer Netzwerke. In chronologischer Reihenfolge sehe ich alle Aktivitäten im Projekt, also zum Beispiel eine neu angelegte Aufgabe, ein geänderte Status oder eine laufende Diskussionen. Wie viel ich hier zu sehen bekomme, lässt sich durch Filter steuern und dadurch, wem oder welchen Aufgaben ich folge.

Zeiterfassung

Im kostenpflichtigen Business-Tarif findet sich die hohe Kunst des Projektmanagements. Die einzelnen Mitglieder können über die Zeiterfassung aufzeichnen, wie viele Stunden sie für einzelne Aufgaben und Projekte investiert haben. Dies geht entweder direkt als Zeiterfassung über einen Start- und Stopp-Button, der einzelnen Aufgaben zugeordnet ist. Oder auch manuell als nachträglicher Eintrag zu einer Aufgabe, wenn es doch vergessen wurde. Für eine Auswertung steht abschließend ein Bericht zur Verfügung, der auch nach Excel exportiert werden kann.

Berichte

Wer sich für den Business-Tarif entschieden hat, der kann auf zahlreiche Berichte zurückgreifen, die auch selbst erstellt werden können. So kann sich der Projektleiter beispielsweise alle überfälligen Aufgaben oder einen Projektstatus anzeigen lassen. Diese können an festgelegten Terminen erstellt und versandt werden oder lassen sich auch mit anderen Projektteilnehmern teilen.

Starke Integration mit Dritten

Die Liste der integrierten Drittanbieter ist bei Wrike beeindruckend lang: Slack, JIRA, GitHub, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft Office 365, OneDrive, iCal… Auf der Seite https://www.wrike.com/apps/ stehen über 40 externe und vor allem professionelle Anbieter.

Vielfältiger Support auf Deutsch und Englisch

Wer möchte, kann sich von Beginn an von Wrike-Mitarbeitern an die Hand nehmen lassen. Kurz nach meiner Anmeldung hatte ich bereits zwei (automatisiert verschickte) Mails von Wrike-Mitarbeitern erhalten, die mir ihre Beratung anboten. Ich kann auch selbst aktiv werden und mir zahlreiche Webinars ansehen und die umfangreiche Wissensdatenbank durchsuchen. Das deutsche Angebot ist dabei nicht ganz so groß wie das englische, so dass eine Suche im englischen Bereich häufiger das Ergebnis liefert.

Professionell auch beim Datenschutz

Bei einer Firma aus Kalifornien ist es nicht anders zu erwarten, dass die Server in den USA stehen. Eine positive Überraschung ist aber, dass Wrike auch ein Datencenter in den Niederlanden betreibt. Damit will das Unternehmen seinen europäischen Kunden die Sicherheit geben, dass deren Daten auch nur innerhalb der EU verbleiben. Ob das automatisch passiert oder nur auf Anfrage, wird dabei nicht ganz klar.

Wrike kümmert sich um umfangreiche Backups, hat ein Disaster Recovery implementiert und eine ausführlich beschriebene Sicherheitsarchitektur.

Wer steckt hinter Wrike?

Auf der Website von Wrike gibt es kein Impressum. Über Gründer, Eigentümer und Geschäftsführer ist auf der Website nichts zu finden. Nur ein alter Artikel auf forbes.com führt zu Andrew Filev als Gründer.

Kosten: Geld und meine Referenz

Die Basisversion ist kostenlos. Ob die reduzierten Funktionen ausreichen, muss jeder selbst für sich beurteilen. Die kostenpflichtigen Tarife sind gestaffelt und beginnen bei 9,80 US-Dollar pro Monat pro Mitglied. Im Business-Tarif sind es dann aber schon 24,80 US-Dollar pro Monat pro Mitglied. Das sind dann bei 20 Nutzern bereits 5.952 US-Dollar für ein Jahr, was für einen Privatanwender viel klingen mag, für ein Unternehmen dieser Größe aber eine akzeptable Größe ist.

Zusätzlich zu den finanziellen Belastungen zahle ich aber auch mit meinem Namen! Mit der Akzeptanz der Nutzungsbedingungen stimmt jeder Benutzer automatisch zu, dass sein Name und Firmenname als Referenz durch Wrike veröffentlicht werden dürfen. Ob dieser Passus rechtlich haltbar ist, kann und will ich nicht beurteilen.

Mein Fazit zu Wrike

Wrike ist ein professionelles Online-Tool für Projektmanagement und Zusammenarbeit, das jede Menge Möglichkeiten bietet und rundum zu überzeugen weiß. Umfangreiche Funktionen, Berichte und vor allem die Integration unzähliger Drittanbieter bieten für viele Anwendungen die passende Lösung. Sogar beim Datenschutz kann der amerikanische Anbieter Wrike punkten.