Asana ist das angesagte Tool der Stunde. Aber ist es wirklich so gut wie sein Ruf? Welche Features bietet Asana? Und wie steht es eigentlich mit der Datensicherheit?

Was ist Asana?

Auf der Website https://asana.com/de erwartet mich ein riesiges „Einfach besser vorankommen“. Und auch sonst wird Zusammenarbeit groß geschrieben. Ich kann mit Asana ein ganzes Team organisieren, Aufgaben erstellen und einzelnen Personen zuordnen. Alle können den Fortschritt der Aufgaben sehen und Inhalte einstellen und kommentieren. Im Zentrum dabei stehen Listen und Dashboards, die sehr ansprechend gestaltet sind.

Schneller Beginn

Asana ist von Beginn an voll auf Zusammenarbeit ausgelegt und bevorzugt zur Anmeldung daher geschäftliche E-Mail-Adressen, anstatt von zum Beispiel Gmail oder GMX. Werden nämlich später Teamkollegen eingeladen, werden diese automatisch dem gleichen Unternehmen zugeordnet.
Nachdem ich meine E-Mail-Adresse über einen Link in meinem Posteingang bestätigt habe, kann ich bereits einen Team-Namen festlegen und die ersten Team-Mitglieder einladen. (Das geht später natürlich auch noch.) Jetzt fehlt nur noch der Name des ersten Projekts und ich bin startklar.

Features zum Projektmanagement

Aufgaben

Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit stehen Aufgaben und Listen. Jede Aufgabe bekommt einen Namen, wird einer Person zugewiesen und erhält ein Fälligkeitsdatum. Damit ist klar, wer was bis wann zu erledigen hat. Jeder Aufgabe können noch eine ausführliche Beschreibung mitgeben werden, ein Dokument kann als Anhang hinzugeführt werden und andere Personen können Kommentare zu der Aufgabe hinterlassen. Ebenso lassen sich Aufgaben hierarchisch in Unteraufgaben gruppieren.
In der einfachsten Form ist Asana damit eine bessere To-Do-Liste. Wer die genannten Features aber clever zu nutzen weiß, der erhält ein mächtiges Tool für die Zusammenarbeit. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel die Aufgabe hat, ein Layout zu erstellen, so kann er die Entwürfe als Anhang an die Aufgabe hängen. Andere Mitarbeiter des Projekts können die Entwürfe kommentieren, Veränderungen vorschlagen oder sogar den allgegenwärtigen (Asana-internen) „Gefällt mir“-Button nutzen.

Kalender und Zeitleisten

Als Alternative zur Listenansicht gibt es einen klassischen Kalender. Alle offenen und erledigten Aufgaben werden an den Fälligkeits-Terminen dargestellt. In dieser Übersicht kann ich offene Aufgaben mit einem einzigen Klick als erledigt markieren.
Ein Startdatum und eine grafische Zeitleiste sind nur in der kostenpflichtigen Version möglich. Dazu unten mehr.

Diskussionen

Früher hieß so etwas mal Forum und ist ein trivialer Klassiker der Zusammenarbeit: Jeder kann einen Text schreiben und andere können darauf antworten. Asana bietet hier noch das hinzufügen von Dokumenten an einen Diskussionsbeitrag als weiteres Feature. Ebenso können Personen erwähnt werden, die dann automatisch eine Benachrichtigung über den Diskussionsbeitrag erhalten.

Fortschritte

Das ist die Übersichtsseite für den Projektleiter. Hier stehen unter dem Projektnamen und dem letztendlichen Fertigstellungstermin zunächst ein Status in den klassischen Ampelfarben, die auch kommentiert werden können. Darunter gibt es eine grafische Darstellung der abgeschlossenen und verbleibenden Aufgaben über die Zeit, es ist damit ähnlich einem Burn-Down-Chart.

Umfangreicher Support auf Deutsch

Der Support für Asana ist überraschend umfangreich und auch auf Deutsch verfügbar. Auf der Adana-Website finden sich zahlreiche Tutorials, Hilfe zu einzelnen Funktionen sowie Checklisten. Auf englisch gibt es eine große Community, die Fragen beantwortet. Und es ist theoretisch sogar möglich, eine Mail an den Support zu schicken. Ob es darauf aber hilfreiche Antworten gibt, kann ich nicht beurteilen.

Große Probleme mit dem Datenschutz

Hier kommen wir zu dem ganz großen Haken bei Asana: Geschützt werden hier nur die Geschäftsinteressen von Asana, aber nicht meine Daten. Wer sich die Mühe macht, die gefühlt 100 Seiten AGB und Datenschutzerklärung zu lesen, der erfährt folgendes:

  1. Alles was ich schreibe oder an Daten hochlade, wird von Asana gespeichert.
  2. Alle von mir eingestellten Inhalte dürfen ausdrücklich für interne Analysen ausgewertet werden.
  3. Weiterhin werden meinen Nutzerinformationen mit Daten aus externen, dritten Quellen verknüpft.
  4. Alle Daten liegen auf Amazon-Servern in den USA.
  5. Asana ist zwar mit dem „EU-US Privacy Shield“ https://de.wikipedia.org/wiki/EU-US_Privacy_Shield konform – aber das ist kaum das Papier wert, auf dem es steht.
  6. Die AGB sichern Asana darüber hinaus noch ab, dass der Betreiber für nichts verantwortlich ist und keinerlei Haftung übernimmt.

Welche Daten ich vor diesem Hintergrund von meinen Kunden und Kollegen in das Tool eintragen darf, kann dieser Blog nicht bewerten, ist aber sicher eine fundierte Untersuchung wert.

Wer steckt hinter Asana?

Interessanterweise gibt es auf der Website kein Impressum. Im Bereich „Über uns“ steht viel über Werte, Visionen und Ziele, aber nichts konkretes. Erst unter dem Link „Führungsteam“ steht, dass Asana von Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem ehemaligen Google und Facebook Mitarbeiter Justin Rosenstein gegründet wurde. Finanziert haben die Firma eine lange Liste von Risiko-Kapitalgebern.

Reden wir übers Geld

Die Basisversion ist kostenlos. Nein, nicht kostenlos! Ich zahle wie so oft mit meinen persönlichen Daten.

In der Premiumversion bezahle ich zusätzlich 9,25 Euro pro Monat pro Mitglied. Das klingt zunächst wenig, wenn ich aber mit 10 Mitarbeitern für ein Jahr Asana nutze, dann kann ich 1.110 Euro überweisen.

Mein Fazit zu Asana

Aus meiner Sicht ist Asana ein typisches Geschäftsmodell aus dem Silicon Valley und jeder muss sich selbst entscheiden, ob er mitmachen will oder nicht. Bereits in der kostenlosen Version gibt es mit den Aufgabenlisten und Tools zur Kollaboration eine gute Projektmanagement-Lösung im ansprechenden Design. Die Kommentier- und Diskussions-Funktionen sowie die Möglichkeit, Dateien anzuhängen machen Asana zu einem vollwertigen Angebot für Zusammenarbeit in Teams. Wer aber Bedenken mit dem Datenschutz für sich und seine Kunden hat, der sollte besser nach einer Alternative suchen.