Projektmanagement mit Asana im Test

Asana Templates und Projektvorlagen

Bei einem Klick auf das Asana Logo lässt sich ein übersichtlich gestalteter Screen mit Vorlagen und Templates aufrufen. Darin werden eine Vielzahl unterschiedlicher Projekttypen abgedeckt. Da ich als Leiter einer Marketingagentur gemeinsam mit Kunden an Projekten arbeite, finde ich hier sofort die passende Vorlage für Kampagnenmanagement, Marketingprojektpläne und sogar einen Social Media Kalender.

Die Templates sind bereits mit einigen Beispiel-Daten angereichert, um den Einstieg in das Projektmanagement zu erleichtern. So kann in meinem Beispiel der Social Media Kalender 1:1 übernommen werden und durch Einladung der Team-Mitglieder mit dem Projekt gestartet werden.

 

 

 

Features und Eigenschaften für Projektmanagement

 

Update 21.11.2019: Neue Ansichten (seit meinem ersten Asana Test hat sich einiges getan und Asana hat Look & Feel enorm verbessert. Vor allem die verschiedenen Projekt-Ansichten sind deutlich benutzerfreundlicher geworden)

Neue Ansichten des Asana Dashboards

 

 

Tasks – Aufgaben und Listen

Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit stehen Aufgaben und Listen. Jede Aufgabe bekommt einen Namen, wird einer Person zugewiesen und erhält ein Fälligkeitsdatum. Damit ist klar, wer was bis wann zu erledigen hat. Jeder Aufgabe können noch eine ausführliche Beschreibung mitgeben werden, ein Dokument kann als Anhang hinzugeführt werden und andere Personen können Kommentare zu der Aufgabe hinterlassen. Ebenso lassen sich Aufgaben hierarchisch in Unteraufgaben gruppieren.
In der einfachsten Form ist Asana damit eine bessere To-Do-Liste. Wer die genannten Features aber clever zu nutzen weiß, der erhält ein mächtiges Tool für die Zusammenarbeit. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel die Aufgabe hat, ein Layout zu erstellen, so kann er die Entwürfe als Anhang an die Aufgabe hängen. Andere Mitarbeiter des Projekts können die Entwürfe kommentieren, Veränderungen vorschlagen oder sogar den allgegenwärtigen (Asana-internen) „Gefällt mir“-Button nutzen.

Gantt-Diagramme in Asana (Kalender und Zeitleisten)

Als Alternative zur Listenansicht gibt es einen klassischen Kalender. Alle offenen und erledigten Aufgaben werden an den Fälligkeits-Terminen dargestellt. In dieser Übersicht kann ich offene Aufgaben mit einem einzigen Klick als erledigt markieren. Ein Startdatum und eine grafische Zeitleiste sind nur in der kostenpflichtigen Version möglich (Dazu weiter unten mehr)

Gantt Diagramme sind in Asana ebenfalls mit Drag & Drop gelöst und einzelne Elemente können bequem per Mausklick hin und her geschoben werden. Das Fälligkeitsdatum und Platzierung in der Board- oder Listenansicht wird im Hintergrund automatisch angepasst. Die Zeitleiste ist nur in der bezahlten Version (oder in der kostenlosen 30 Tage Testversion) verfügbar, kann dort aber ausgiebig getestet werden.

 

Formulare und Formular-Editor in Asana

Ebenfalls hinzugekommen seit meinem letzten Asana Erfahrungsbericht, ist der Formular Editor. Damit können simple Formulare ohne jegliche Vorkenntnisse erstellt, publiziert und via Link versendet werden. Bei komplexeren Formularen mit Abhängigkeiten der Felder ist eine gute Anleitung und Tutorials vorhanden. Schnelle Hilfe findet sich auch immer im Asana Forum.

 

Diskussionen (Beiträge und interne Kommunikation)

Früher hieß so etwas mal Forum und ist ein trivialer Klassiker der Zusammenarbeit. Jeder kann einen Text schreiben und andere können darauf antworten.

Asana bietet hier noch das hinzufügen von Dokumenten an einen Diskussionsbeitrag als weiteres Feature.

Ebenso können Personen erwähnt werden, die dann automatisch eine Benachrichtigung über den Diskussionsbeitrag erhalten.

Projekt-Fortschritte für Manager

Das ist die Übersichtsseite für den Projektleiter. Hier stehen unter dem Projektnamen und dem letztendlichen Fertigstellungstermin zunächst ein Status in den klassischen Ampelfarben, die auch kommentiert werden können. Darunter gibt es eine grafische Darstellung der abgeschlossenen und verbleibenden Aufgaben über die Zeit, es ist damit ähnlich einem Burn-Down-Chart.

 

Asana und Datei Management

Wie bei jedem guten Projektmanagement Tool, darf eine Dateiablage (Ansicht) nicht fehlen. Diese steht und fällt ab einer bestimmten Größe mit der Disziplin der Mitarbeiter. Wenn eine klare „naming convention“ und sprechende Bildnamen verwendet werden, lässt sich gut mit der Suchfunktion arbeiten. Ansonsten endet diese Ansicht schnell mal etwas unübersichtlich und kaum mehr sinnvoll zu verwalten.

 

Wer steckt eigentlich hinter Asana?

Interessanterweise gibt es auf der Website kein Impressum. Im Bereich „Über uns“ steht viel über Werte, Visionen und Ziele, aber nichts konkretes. Erst unter dem Link „Führungsteam“ steht, dass Asana von Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem ehemaligen Google und Facebook Mitarbeiter Justin Rosenstein gegründet wurde. Finanziert haben die Firma eine lange Liste von Risiko-Kapitalgebern.

Reden wir übers Geld – Asana Preise & Kosten

Die Basisversion ist kostenlos. Nein, nicht kostenlos! Ich zahle wie so oft mit meinen persönlichen Daten.

In der Premiumversion bezahle ich zusätzlich 9,25 Euro pro Monat pro Mitglied. Das klingt zunächst wenig, wenn ich aber mit 10 Mitarbeitern für ein Jahr Asana nutze, dann kann ich 1.110 Euro überweisen. Selbstverständlich bietet Asana dafür eine ganze Menge und der Mehrwert, sowie die Zeitersparnis steht in keinem Verhältnis dazu. Trotzdem sollte das Preismodell vor allem von Startups und kleinere Teams mit wenig Budget genau analysiert werden.

Auf Anfrage können Kleinstunternehmen auch von individuellen Rabatten oder Spezial-Konditionen profitieren!

 

Mein Fazit zu Asana

Aus meiner Sicht ist Asana ein typisches Geschäftsmodell aus dem Silicon Valley und jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, ob es mitmachen will oder nicht. Bereits in der kostenlosen Version gibt es mit den Aufgabenlisten und Tools zur Kollaboration eine gute Projektmanagement-Lösung im ansprechenden Design.

Vorteile von Asana

• Die Usability ist ausgezeichnet (vor allem seit dem letzen Erfahrungsbericht) und intuitiv.
• Neue Nutzer finden sich daher extrem schnell zurecht.
• Der Funktionsumfang ist mittlerweile beachtlich und sucht seinesgleichen auf dem Markt
• Die Kommentier- und Diskussions-Funktionen sowie die Möglichkeit, Dateien anzuhängen machen Asana zu einem vollwertigen Angebot für Zusammenarbeit in Teams.

Nachteile des Tools

• Der Funktionsumfang erfordert auch deutlich grössere Koordination des Projektmanagement (vor allem bei großen Teams).
• Manche der Funktionalitäten (wie Gantt Diagramm) sind erst in der Paid Version verfügbar – oder im kostenlosen 30 Tage Test.

Abschliessende Bewertung

Asana gehört sicher zu den Top Tools auf dem Markt und verdient die Note 4.5 aufgrund des Leistungsumfangs und Usability.