Bevor Sie am Rechner beginnen, gilt es die Struktur und Kernaussage der Präsentation mit Stift und Papier zu erarbeiten.
Was wollen Sie in der Präsentation erreichen?
So simpel die Frage auch klingen mag, so entscheidend ist sie für einen erfolgreichen Auftritt. Wer sich nicht sicher ist, was er überhaupt will, der braucht gar nicht erst anfangen. Selbst ein scheinbar einfaches „Stellen Sie doch mal kurz Ihr Projekt bei uns vor“ sollte nicht in wahllos zusammenkopierten Folien enden. Sie haben eine Botschaft zu vermitteln, Sie möchten etwas erreichen.
Es gibt zwei mögliche Leitfragen:
- Was sollen Ihre Zuhörer am Ende wissen oder mitnehmen? Hier soll das Publikum von etwas überzeugt werden oder über etwas Neues informiert werden. Die Präsentation hat die Aufgabe, diese Informationen oder Meinungen zu vermitteln.
- Was benötigen Sie von Ihren Zuhörern? In diesem Fall brauchen Sie eine Entscheidung für Alternativen oder die Zustimmung zu Ihren Plänen. Die Präsentation muss dann diesen Punkt herbeiführen.
Wie lautet Ihre Kernaussage?
Die meisten Präsentationen sind einfach zu lang und zu unstrukturiert. Es gibt zu viele Inhalte, die unbedingt gezeigt werden wollen. Hier geht es aber nicht darum zu zeigen, was man alles weiß oder erreicht hat.
Orientieren Sie sich an Ihrer Leitfrage und an Ihren Zuhörern. Was ist wirklich wichtig? Was wollen Sie Ihren Zuhörern sagen? Zu Beginn werden Sie wahrscheinlich mehrere Stichpunkte sammeln. Verdichten Sie diese dann auf einen einzigen Satz. Dieser Satz ist Ihre zentrale Botschaft und sollte auch wirklich nicht länger als ein Satz sein. Wenn ein Teilnehmer nur diesen Satz behält, dann haben Sie Ihr Ziel schon erreicht. Ihre Kernaussage ist gleichzeitig die Zusammenfassung und der Einstieg in die Präsentation.
In dem Buch „Was bleibt: Wie die richtige Story Ihre Werbung unwiderstehlich macht“ stellen die Autoren Chip und Dan Heath das SUCCESS-Prinzip vor für Botschaften, die haften bleiben:
- Simplicity: Sagen Sie’s einfach
- Unexpectedness: Verblüffen Sie durch Unerwartetes
- Concreteness: Werden Sie konkret
- Credibility: Bleiben Sie glaubwürdig
- Emotions: Zielen Sie auf das Gefühl
- Stories: Erzählen Sie Geschichten
Diese Kernaussage ist die Essenz Ihrer Präsentation und wird nachher auch für die Struktur das führende Element sein.
Exkurs: Präsentation konzipieren mit Mindmaps
Wie löse ich den Knoten in meinem Kopf? Wie bringe ich meine ganzen Gedanken in eine sinnvolle Struktur und in eine Kernaussage?
Mit PowerPoint und Keynote wird es jedenfalls Nichts! Denn zu diesem Zeitpunkt ist es für eine Präsentations-Software viel zu früh. PowerPoint zwängt uns zu früh in seine eigene Struktur und Denkweise. Das Resultat sind dann unendliche Seiten mit Listen, Schlagsätzen oder noch schlimmer mit Fließtext.
Dabei gibt es ein viel besseres und bewährtes Werkzeug:
Stift und Papier
Und damit lassen sich Konzepte und Strukturen viel freier und passender erstellen als mit PowerPoint. Haben Sie schon einmal eine Mindmap erstellt? Das ist ganz einfach: Ausgehend von einem zentralen Thema in der Mitte sammeln Sie alle Gedanken sternförmig und verbinden mit einer einfachen Linie jeden Gedanken mit dem zentralen Thema. Gedanken können auch wieder untergeordnete Gedanken erhalten und mit diesen verbunden werden.
So wächst das Präsentations-Thema zunächst als lose Gedanken-Sammlung.
Ähnliche Gedanken gehören dabei in eine Gruppe, so dass sich einzelne Themen herausbilden. Wenn alle Gedanken notiert sind, beginnt der zweite Schritt:
Gruppieren und Strukturieren
Welche Themen sind relevant für die Präsentation und was ist zu vernachlässigen? Welche Unterpunkte müssen für ein Thema benannt werden? In welcher Reihenfolge werden die Themen angeordnet und präsentiert? All diese Fragen können mit der Mindmap bearbeitet und beantwortet werden.
Und erst wenn diese Struktur steht, dann kommt PowerPoint zum Einsatz. Und dann hat die Präsentation auch Struktur und folgt einem klar durchdachten Konzept.
Das Pyramidale Präsentations-Prinzip von McKinsey
Sie haben ein Ziel? Sie haben Ihre Kernaussage? Sie kennen Ihre Zielgruppe? Dann kommt jetzt die Krönung: Die Pyramide. Entwickelt von der McKinsey-Beraterin Barbara Minto ist „Das Prinzip der Pyramide“ heutzutage die Grundstruktur jeder erfolgreichen Berater-Präsentation.
Kernaussage an der Spitze
Die Pyramide beginnt an der Spitze mit Ihrer Kernaussage. Diese steht nach einer kurzen Einleitung tatsächlich am Beginn der Präsentation. Sie stellen also das Ergebnis als erstes vor. Und weil Ihre Kernbotschaft so kurz ist, passt sie auch auf eine Folie.
Danach folgen die Begründung und die Details in einer klaren hierarchischen Struktur. In drei (bis maximal fünf) Kapiteln untermauern Sie Ihre Botschaft und liefern die Argumentation für Ihre Kernaussage.
GÜTE-Prinzip für klare Struktur
Die einzelnen Argumente sind dabei alles parallele Aussagen, so dass jede für sich stehen kann. Dabei ist wichtig, dass diese sauber voneinander abgegrenzt sind. Hier gilt dann das GÜTE-Prinzip:
- G – Gleichartig: Die einzelnen Argumente sollten von einer Art sein. Es können verschiedene Regionen oder Kundengruppen oder Projektbausteine sein. (Aber nicht Regionen und Kunden vermischt.)
- Ü – Überschneidungsfrei: Die einzelnen Argumente überlappen sich nicht, sondern sind klar abgegrenzt.
- T – Treffend: Hier geht es klar um faktenbasierte Aussagen, die kurz und prägnant formuliert sind.
- E – Erschöpfend: Alle wesentlichen Argumente sind erfasst und benannt.
Flexible Vortragsmöglichkeiten in Präsentationen
Jedes der drei (oder vier oder fünf) Kapitel kann durch weitere Seiten untersetzt werden, so dass Sie am Ende eine hierarchische Struktur Ihrer Pyramide erstellt haben. Der Vortrag selbst kann dadurch auch sehr flexibel gestaltet werden:
- Mit der ersten Seite ist bereits alles wesentliche gesagt
- Ist die Zeit sehr knapp, beschränken Sie sich auf die Kernaussage und die drei Kapitel-Seiten
- Gibt es Rückfragen, können Sie in einzelne Kapitel gezielt eintauchen – während Sie andere überspringen
Der große Vorteil ist: Ihre Kernbotschaft wird auf jeden Fall kommuniziert. Und die Präsentation ist in jeder Form eine überzeugende, in sich geschlossene Geschichte mit einem roten Faden.