In diesem Teil finden Sie verschiedene Muster-Strukturen und Fallstudien.
Für verschiedene Anlässe wie eine Entscheidung oder einen Statusbericht gibt es bewährte Strukturen, die Sie mit Ihren Inhalten füllen können. Große Unternehmensberater haben Ihre Präsentationen immer weiter perfektioniert. In den Analysen von drei Beispielen erkennen Sie, welche Stilmittel deren Präsentationen so besonders erscheinen lassen.
Entscheidung in 2 Minuten
Sie haben keinen Termin, müssen aber Ihren Chef oder eine andere wichtige Person sprechen? Sie benötigen dringend deren Aufmerksamkeit für ein Thema oder gar eine Entscheidung oder Aktion? Dann müssen Sie in kürzester Zeit Ihr Anliegen vorbringen und Ihren Zuhörer überzeugen. Und das ganze ohne Präsentation, ohne Laptop und ohne Beamer. Aber Sie brauchen eine umso bessere Vorbereitung!
Klares Ziel der Kurzpräsentation (Elevator Pitch)
Was wollen Sie erreichen?
- Brauchen Sie Aufmerksamkeit zu einem Thema?
- Benötigen Sie eine Entscheidung?
- Müssen Sie etwas eskalieren?
- Erwarten Sie eine Handlung Ihres Zuhörers?
Formulieren Sie Ihre Frage so konkret wie möglich, denn darauf baut Ihre Präsentation auf. Und seien Sie realistisch: Wenn die Antwort nach 2 Minuten Gespräch lautet „Das ist interessant, machen Sie mal einen Termin mit meiner Assistentin“, dann haben Sie bereits einen großen Erfolg erzielt.
Vorgehen
Für Ihre 2 Minuten bereiten Sie die folgenden Punkte vor:
- Aufhänger: Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit zum Thema. Überlegen Sie sich, was für Ihren Zuhörer – unabhängig von Ihrem Anliegen – jetzt wichtig ist.
- Problem: Beschreiben Sie die Situation und benennen Sie ein Problem oder ein Risiko. Die Auswirkung sollte eine echte Relevanz für Ihren Zuhörer haben.
- Lösung: Schlagen Sie eine Lösung vor, beschreiben Sie diese möglichst konkret. Was ist zu tun? Wer macht es? Wann soll es geschehen?
- Auswirkung: Beschreiben Sie die positive Auswirkung Ihrer Lösung und wie sie das eingangs genannte Problem behebt.
- Aktion: Erreichen Sie Ihr Ziel und holen Sie sich das Einverständnis für den nächsten Schritt. Entweder Sie bekommen das Mandat etwas zu tun, oder Sie bitten Ihren Zuhörer aktiv zu werden.
Jeder Punkt sollte maximal 1-3 Sätze umfassen. Schreiben Sie sich die Formulierungen auf, jedes Wort muss sitzen.
Beispiel für eine 2 Minuten-Präsentation
In zwei Minuten können Sie sich das Mandat für ein Projekt holen:
- Wussten Sie, dass der Markt der ASEAN-Region genauso groß ist wie unser Markt in Indien?
- Das Wachstum in ASEAN ist konstant bei 6%. Unsere Kunden verlagern Ihre Produktionen in diese Region. Unsere Wettbewerber sind bereits vor Ort aktiv. Wir haben nur ein Büro in Singapur und verlieren bald den Anschluss.
- Meine Empfehlung ist, dass wir unsere Präsenz in den großen Ländern dieser Region ausbauen und unsere Lieferzeiten verkürzen. Damit meine ich, dass wir eigene Vertriebsbüros in Indonesien, Malaysia und Philippinen aufbauen. Und dass wir unser kleines Lager in Singapur ausbauen, um von dort schneller unsere Produkte an die Kunden der ganzen Region auszuliefern.
- Damit könnten wir unsere wichtigsten Kunden persönlich vor Ort betreuen, neue Kunden akquirieren und dadurch unseren Marktanteil in der Region ausbauen.
- Darf ich Ihnen das mal weiter ausarbeiten und vorstellen?
Lösung in 20 Minuten präsentieren
In diesem Fall haben Sie mit 20 Minuten etwas mehr Zeit. Dies gibt Ihnen die Gelegenheit eine kleine Präsentation auszuarbeiten und vorzustellen. Planen Sie wie immer genug Zeit für Fragen und Diskussionen mit ein.
Roter Faden
Machen Sie sich Gedanken zur Struktur und zum Spannungsbogen, bevor Sie beginnen. Möchten Sie Kunden begeistern oder den Vorstand überzeugen? Haben Sie ausreichend Zeit eine Geschichte zu entwickeln oder müssen Sie direkt zum Punkt kommen? Was möchten Sie Ihrem Publikum mit auf den Weg geben oder welche Entscheidung benötigen Sie? All diese Fragen haben einen großen Einfluss auf Ihre Präsentation!
Situation – Problem – Lösung – Aktion
Dies ist die Grundstruktur jeder Präsentation. Je nach Anlass und Thema variieren natürlich die Inhalte, aber hiermit sind sie sicher in der Struktur.
- Sie beschreiben die Situation: Knüpfen Sie an bekannte Sachverhalte an, halten Sie sich an die Fakten und bereiten Sie Ihr Publikum auf die nächsten Seiten vor.
- Es gibt ein Problem: Bisher haben Sie nur die Rahmenbedingungen genannt, doch jetzt kommt ein weiterer Faktor dazu. Und durch diese zusätzliche Tatsache entsteht insgesamt ein großes Problem oder ein Risiko. Beschreiben Sie die negativen Auswirkungen, falls das Problem nicht gelöst wird und das Risiko eintritt.
- Sie haben die Lösung: Das Problem ist lösbar und das Risiko kann reduziert werden.
- Dazu sind Handlungen notwendig, die Sie hier beschreiben. Beschreiben Sie zunächst kompakt das übergeordnete Ziel. Gehen Sie dann auf einzelne Aspekte der Lösung ein. Werden Sie dabei so konkret wie möglich. Beschreiben Sie was notwendig ist, wer etwas tun muss, wann es geschieht, wieviel das kostet.
- Zeigen Sie die positiven Auswirkungen auf. Beschreiben Sie, wie und warum das Problem aus Punkt 2 mit den Handlungen aus 3a gelöst werden kann. Berechnen und beschreiben Sie den Nutzen. Illustrieren Sie die neue Situation mit den Vorteilen Ihres Vorschlags.
- Dies sind die nächsten Schritte: So konkret wie möglich beschreiben Sie wer macht was bis wann. Ohne solche Handlungen war Ihr Vortrag zwar interessant, ändert aber nichts. Um weiter zu kommen, benötigen Sie eine abgestimmte Handlung. Holen Sie sich eine Entscheidung Ihrer Zuhörer für die grundsätzliche Zielsetzung und für die folgenden Aktionen.
60 Minuten Präsentation: Gesamtkonzept oder Statusbericht
Sie haben viel Zeit bekommen und können Ihr Projekt vollständig vorstellen. Es gibt sehr viele Ideen, zahlreiche Aspekte und auch Probleme, die präsentiert werden müssen. Die Foliensammlung wächst schnell an und droht Ihren Auftritt zu einem „Death by PowerPoint“ verkommen zu lassen. Den Computer auszuschalten und mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen, ist daher der erste und wichtigste Schritt.
Die Grundstruktur Ihrer Präsentation folgt dem oben vorgestellten Pyramidalen Prinzip und ist flexibel aufgebaut. Je nach Schwerpunkt Ihrer Zuhörer und der tatsächlich verfügbaren Zeit können Sie verschiedene Abschnitte überspringen – und weiterhin eine logisch strukturierte und zeitlich passende Präsentation vorstellen.
Die Grundstruktur im Überblick:
- Einleitung
- Fragestellung / Projektauftrag
- Lösung / Status
- Details mit Unterpunkten
- Entscheidung
- Nächste Schritte
Einleitung der Präsentation
In der Einleitung (1) geben Sie einen Überblick über das Thema. Dabei knüpfen Sie am besten an bekannte Fakten an, so dass Ihre Zuhörer die Präsentation in einen größeren Zusammenhang einordnen können. Halten Sie diesen Teil sehr kurz.
Fragestellung und Projektauftrag
Danach folgt eine Fragestellung oder ein Projektauftrag (2) als Leitmotiv für diese Präsentation. Wenn Sie noch keinen Projektauftrag haben, erfordert dieser Punkt am meisten Vorbereitungszeit, denn Sie müssen ein komplexes Thema auf eine konkrete Kernfrage reduzieren. Diese Kernfrage sollte optimaler Weise tatsächlich nur einen Satz lang sein und insgesamt nicht mehr als eine Folie füllen.
Lösung oder aktuelle Status
Jetzt folgt bereits die Lösung oder der Status (3) zu Ihrer Frage. Präsentieren Sie hier Ihre Kernbotschaft mit einem umfassenden Überblick, bleiben dabei aber noch auf einer allgemeinen Ebene. Zunächst geht es darum, Ihre Grundgedanken zu vermitteln und Ihre Lösung zu verkaufen. Es sollte deutlich werden, dass Ihr Vorschlag das Problem aus (2) lösen wird. Für den Fall, dass aus den 60 Minuten doch nur 10 Minuten geworden sind, kann auf dieser einen Seite alles erfasst und besprochen werden. Im Normalfall besprechen Sie die Details dann auf den nächsten Seiten.
Details und Aspekte der Lösung
Der Abschnitt Details (4) stellt sehr umfangreich die verschiedenen Aspekte Ihrer Lösung vor. Folgen Sie dem oben beschriebenen Prinzip der Pyramide und erarbeiten Sie zunächst auf Papier eine sinnvolle Struktur. Diese kann z. B. Qualität, Kosten, Zeit, Ressourcen lauten oder kurz-, mittel-, langfristig oder nach Geschäftsbereichen strukturiert sein. Geben Sie auch für jeden Unterpunkt zunächst eine Überblicksfolie und dann weitere Punkte auf folgenden Seiten. Damit sind Sie weiter flexibel und können zum Beispiel Qualität nur im Überblick vorstellen, bei den Kosten ins Detail abtauchen, in der Zeitplanung nur einen einzelnen Aspekt herausheben und die Ressourcen komplett überspringen. Denn in der Lösung aus (3) gab es bereits den allgemeinen und umfassenden Überblick.
Entscheidung einfordern
Die Folien zur Entscheidung (5) sind jetzt wieder Pflicht. Beziehen Sie sich nochmal kurz auf das Problem (2) und ihre Lösung (3) und bitten Sie um die Freigabe für die Umsetzung. Haben Sie nur einen Status präsentiert, dann ist dies der Abschluss, der nochmal die wichtigsten Punkte des Auftrags (2) und des Status (3) zusammenfasst.
Nächste Schritte klar machen
Die nächsten Schritte (6) erhalten Ihre Handlungsfähigkeit. Geben Sie einen Ausblick, was als nächstes von Ihnen zu erwarten ist oder was andere tun müssen, um einen Schritt Richtung Umsetzung zu gehen. Werden Sie dabei so konkret wie möglich: Wer macht was bis wann? Auch hier sollten Sie nochmal eine Zustimmung Ihrer Zuhörer einholen, vor allem wenn Sie sich das Mandat für bestimmte Aktionen holen.
60 Minuten: Vergleich von Optionen und Entscheidung
Viel Zeit zu haben, macht die Sache für Sie nicht leichter. Die Versuchung ist groß, einfach dutzende vorhandene Folien neu zusammen zu kopieren. Die Gefahr ist vorhanden, dass Sie zu sehr in Details abtauchen, die für die meisten Ihrer Zuhörer nicht relevant sind. Wenn Sie eine Stunde oder gar länger präsentieren müssen, dann planen Sie mindestens 15 Minuten Zeit für Diskussion und Fragen ein.
Beginnen Sie die Vorbereitung mit einem leeren Blatt Papier. Lassen Sie den Computer noch ausgeschaltet und überlegen Sie sich Ihre Zielsetzung und Ihre Struktur.
Zu einer bestimmten Fragestellung stellen Sie verschiedene Alternativen vor und empfehlen dann die Auswahl. Ihr Ziel ist die Bestätigung dieser Empfehlung durch das Gremium. Diese Entscheidung wird sich hoffentlich nach den von Ihnen vorgetragenen Fakten richten. Beachten Sie aber auch, dass Ihr Thema immer in einem größeren Kontext betrachtet wird. Ihr Zuhörer wird sich auch immer fragen, wie das mit der übergeordneten Strategie zusammenpasst und ob es irgendwo Ziel- oder Ressourcen-Konflikte gibt.
Struktur zur Entscheidungsfindung
- Geben Sie einen Überblick über das Thema. Dabei knüpfen Sie am besten an bekannte Fakten an, so dass Ihre Zuhörer die Präsentation in einen größeren Zusammenhang einordnen können.
- Es gibt ein Problem oder einen Auftrag.
- Aufgrund der Fakten und Rahmenbedingungen aus Punkt 1 entstand zusammen mit einer kritischen Entwicklung ein großes Risiko oder ein Problem. Beschreiben Sie zunächst die negativen Auswirkungen, falls das Problem nicht gelöst wird und das Risiko eintritt. Denken Sie noch nicht an Lösungen.
- Sie hatten einen konkreten Auftrag, ein bestimmtes Thema näher zu untersuchen oder eine spezifische Fragestellung zu beantworten. Formulieren Sie Ihren Auftrag und referenzieren Sie auf das Gremium oder die Person, von dem Sie den Auftrag erhalten haben. Beschreiben Sie kurz Ihre Vorgehensweise, ohne über Lösungen zu sprechen.
- Beschreiben Sie die erste Option. Gehen Sie hier vom Allgemeinen bis ins Detail und beleuchten Sie alle Faktoren, Ressourcen und Auswirkungen. Wenn Sie mit einem allgemeinen Überblick beginnen und dann einzelne Aspekte auf folgenden Seiten detaillierter vorstellen, können Sie diese Seiten gezielt aufrufen oder überspringen – je nach Interesse und Fragen Ihrer Zuhörer. Halten Sie sich mit Bewertungen noch zurück.
- Beschreiben Sie die zweite und eventuell dritte Option. Gehen Sie dabei so vor wie in Punkt 3 beschrieben. Mehr als drei Optionen sollten Sie nicht vorstellen.
- Vergleichen Sie alle Optionen miteinander. Dies ist die Schlüsselstelle Ihrer Präsentation. Diese Übersicht sollte auf einer einzigen Seite dargestellt werden, sofort visuell zu erfassen sein, dabei alle wesentlichen Kriterien enthalten ohne überladen zu sein. Seien Sie auf Fragen und Diskussionen vorbereitet und in der Lage alle Bewertungen zu begründen.
- Geben Sie eine eindeutige Empfehlung für eine der Optionen. Wenn möglich, kann diese Empfehlung noch in Seite 5 integriert werden. Sie können auch eine neue Seite dafür spendieren und gleich noch die nächsten Schritte mit ergänzen. Holen Sie sich an dieser Stelle eine eindeutige Entscheidung Ihrer Zuhörer ab.
- Zum Abschluss schlagen Sie kurz den Bogen zu dem unter 2 beschriebenen Problem oder Auftrag. Zeigen Sie, wie die getroffene Entscheidung das Problem löst und wie es jetzt weitergeht. Sind konkrete Handlungen notwendig? Dann schreiben Sie sie hier auf holen sich auch dafür das Mandat.