Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Präsentationen: Entweder Sie berichten dem Management oder Sie stehen vor einer Gruppe von Experten.
Die Management Präsentation
Wenn Sie eine Management-Präsentation halten, dann geht es entweder um einen Statusbericht oder um eine Entscheidung. In beiden Fällen können Details außen vor bleiben und Sie sollten sehr kompakt und sehr einfach Ihre Punkte darstellen. Der Inhalt einer Folie muss sofort zu erfassen sein und alle Risiken, Eskalationen und notwendigen Entscheidungen müssen direkt ins Auge springen. Alles Weitere ist noch nicht relevant und gehört ins Backup.
Die Experten Präsentation
Bei einer Experten-Präsentation ist es umgekehrt, denn hier müssen Sie durch Fachwissen überzeugen. Sie werden Zusammenhänge erklären, ein Problem analysieren oder eine Lösungen herleiten. Hier ist die richtige Balance zwischen Überblick und Details gefragt, um an den richtigen Stellen tief abtauchen zu können, ohne Ihr Publikum zu verwirren.
Bevor Sie den ersten Schritt machen, müssen Sie sich entscheiden, für wen Sie die Präsentation erstellen. In den meisten Fällen präsentieren Sie vor dem Management – und darum soll es hier gehen.
Die Kernaussage der Präsentation
Sie sind der Experte und haben ein umfangreiches Wissen. Sie kennen sich in Ihrem Fachgebiet hervorragend aus und haben auch die Geschicke Ihres Unternehmens auf diesem Gebiet begleitet oder sogar gestaltet. Für das aktuelle Projekt haben Sie sich wochenlang in ein Thema eingearbeitet und es von allen Seiten beleuchtet. Sie wissen jetzt alle Details, können Vor- und Nachteile benennen und haben auch eine klare Meinung, wie es weitergehen sollte.
Im Gegensatz dazu ist der Adressat Ihrer Projektpräsentation zu sehen. Egal ob Chief Technical Officer, Senior Vice President, oder einfach nur Manager – allen ist gemein, dass sie bisher kaum etwas über Ihr Projekt wissen.
Und sie wollen auch gar nicht alles wissen!
Die technischen Details, die bisherige Geschichte und Ihre zwischenzeitlichen Irrwege gehören nicht in diesen Termin. Dazu kommt, dass Ihr Zuhörer wenig Zeit hat und schnell zum Punkt kommen möchte.
Es kann durchaus frustrierend sein, dass Sie in diesem wichtigen Termin nicht Ihr Fachwissen vorstellen können. Aber das Ergebnis wird für Sie viel positiver, wenn Sie über Ihren Schatten springen und sich nach Ihrer Zielgruppe richten.
Reduzieren Sie Ihre Präsentation auf das Wesentliche:
- Brauchen Sie eine Entscheidung?
- Möchten Sie eine Projekt-Freigabe?
- Gibt es ein Problem?
Arbeiten Sie Ihre Kernaussage eindeutig heraus und stellen Sie diese in den Mittelpunkt Ihrer Präsentation. Fassen Sie alle wesentlichen Fakten zusammen, die Sie für diese Kernaussage unbedingt benötigen. Alles andere werfen Sie aus der Präsentation. Ihre Zuhörer werden es Ihnen hoch anrechnen, dass Sie sich auf sie einstellen. Und falls doch mal jemand nachfragt, haben Sie die Details im Backup.
Charakter des Meetings
Ihren schlechten Ruf haben sich Besprechungen hart erarbeitet. Mit einer cleveren Typisierung und ein paar mutigen Schritten werden Besprechungen schnell wieder relevant und effektiv.
Besprechungen sind häufig langweilig, weil für die Mehrheit der Teilnehmer das aktuelle Thema nicht relevant ist.
Zusätzlich erfolgt häufig keine Vorbereitung, so dass sich zunächst alle inhaltlich sortieren müssen. Entweder wird dann eine endlos lange Liste von Punkten durchgearbeitet. Oder die Gruppe beißt sich an einem Thema fest und nimmt dafür die ganze Zeit in Anspruch. Oder wir ertragen 85 Seiten PowerPoint.
Die entscheidende Frage weit vor der Termineinladung ist daher:
Um welchen der drei Typen einer Besprechung handelt es sich hier? Informieren, Erarbeiten oder Entscheiden?
Informieren: Inhalte und Nachrichten zwischen den Teilnehmern austauschen
Zu jedem Thema gibt es eine verantwortliche Person. Diese Person bereitet ihr Thema inhaltlich vor, und schreibt dazu alle wesentlichen Informationen in einem Bericht oder Ergebnisprotokoll zusammen. Eine Präsentation gehört hier verboten, ein Text oder eine Tabelle sind angebracht und müssen auch nicht lang sein. Alle Berichte werden vor der Besprechung verteilt und von allen gelesen. In der Besprechung selber fasst die verantwortliche Person nur die wichtigsten ein oder zwei Punkte kurz zusammen. Die Teilnehmer haben die Gelegenheit Fragen zu stellen, aber aufkommende Diskussionen oder offene Fragen werden für ein separates Meeting notiert (siehe Punkt „Erarbeiten“). Es soll Firmen geben, die reservieren die ersten 30 Minuten der Besprechung zum stillen Lesen aller Berichte.
Erarbeiten: Ein einziges Thema kreativ bearbeiten
Der wichtigste Punkt ist hier, dass es ausreichend Zeit gibt, die Fragestellung zu bearbeiten. 90 Minuten sollten es pro Thema schon sein, denn nur dann kann es auch abschließend gelöst werden und bleibt kein Stückwerk. Es gibt nur ein einziges Thema für diese Besprechung. Damit ist sichergestellt, dass das Thema inhaltlich voll durchdrungen ist und alle Aspekte beleuchtet wurden. Alle Teilnehmer werden so ausgewählt, dass sie einen Beitrag leisten können. Störungen in der Besprechung sind auszuschließen, also keine E-Mails, keine Anrufe, kein Verlassen des Raums. Und am Ende ist eine klare Dokumentation erforderlich, in der die Ergebnisse festgehalten werden.
Entscheiden: Aus mehreren Alternativen auswählen
In diesem Termin muss eine Entscheidung gefällt werden, oder auch mehrere. Es gibt eine verantwortliche Person, die die jeweilige Entscheidung vorbereitet. Der wichtigste Punkt ist zunächst die richtige Formulierung der Fragestellung. Daraus leiten sich die Vorbereitung, die Lösungsmöglichkeiten und auch die Entscheidungskriterien ab. Die verantwortliche Person bereitet alle Inhalte komplett vor und verteilt sie vor der Besprechung an alle Teilnehmer. In der Besprechung werden dann alternative Möglichkeiten vorgestellt, mit der die Fragestellung gelöst werden kann. Für alle Lösungsmöglichkeiten werden Vor- und Nachteile und weitere Auswirkungen gegenübergestellt. Die Teilnehmer der Besprechung haben dann die Verantwortung, aus einer der vorgestellten Alternativen auszuwählen.
Es ist wichtig und hilfreich, dass auch die Teilnehmer im Vorfeld des Meetings wissen, was von Ihnen erwartet wird. Verschicken Sie vorher eine Agenda / Tagesordnung, die einen entsprechenden Hinweis enthält.
Stakeholder-Analyse
Zurück zu Ihrer Präsentation. Brauchen Sie eine wichtige Entscheidung oder Unterstützung einer bestimmten Gruppe? Dann lohnt es sich, Ihr Publikum genauer zu analysieren.
Bei der Stakeholder-Analyse bewerten Sie für jeden einzelnen Teilnehmer, wie weit er das Projekt unterstützt und wie groß sein Einfluss ist. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Zeichnen Sie auf einem leeren Blatt Papier zwei Linien, so dass ein großes Kreuz entsteht: eine vertikale Linie von oben nach unten, und eine horizontale Linie von links nach rechts.
- Die horizontale Linie nennen Sie Unterstützung und markieren jeweils ein positives und ein negatives Ende.
- Die vertikale Linie steht entsprechend für Einfluss mit hoher und niedriger Ausprägung.
- Jetzt positionieren Sie jeden Teilnehmer auf den zwei Achsen entsprechend seiner Einstellung zum Projekt (Unterstützung) und wie stark er Entscheidungen im Gremium beeinflussen kann (Einfluss).
- Teilnehmer, die Vorbehalte gegen das Projekt haben (negative Unterstützung), aber hohen Einfluss besitzen, sind Ihre größte Herausforderung. Diese gilt es soweit zu überzeugen, dass sie keine Vorbehalte mehr haben und ein Veto einlegen.
- Dafür können Sie Ihre Unterstützer nutzen. Verstärken Sie deren positive Einstellung zum Projekt und erreichen Sie deren Zustimmung. Wecken Sie deren Begeisterung, so dass die Unterstützer im Gremium ihre eigenen Kollegen überzeugen.
- Versuchen Sie nicht alle zu begeistern, das kostet zu viel Kraft und ist kaum zu schaffen. Überlegen Sie sich, was Sie als Ergebnis der Präsentation mit rausnehmen möchten. Und wenn Sie das erreicht haben, dann sind Sie schon einen riesigen Schritt weiter.
Interessengruppen in Präsentationen
Ein Geschäftsführer muss anders angesprochen werden als ein Mitarbeiter in der Buchhaltung. Ein Betriebsrat hat andere Fragen als ein Projektmitglied. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Interessen Ihr Publikum grundsätzlich vertritt.
Ein Geschäftsführer wird immer die Firma als Ganzes betrachten:
- Hilft mir dieses Projekt bei der Umsetzung meiner Strategie?
- Gibt es einen Konflikt mit anderen Zielen?
- Wie passt dieses Projekt in die Organisationsstruktur?
- Wie ist der Einfluss auf die Unternehmenskultur?
Der Betriebsrat vertritt natürlich die Interessen der Mitarbeiter – aber auch seine Eigenen:
- Welche Mitwirkungs- oder Zustimmungspflichten habe ich? Wo kann oder muss ich Einfluss nehmen?
- Sind Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet? Entsteht hier eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle?
- Wie ist der einzelne Mitarbeiter betroffen? Welcher Beitrag wird von den Mitarbeitern verlangt?
- Kann ich meinen Einfluss im Betriebsrat, in der Gewerkschaft oder im Unternehmen mit Hilfe dieses Projektes ausdehnen?
Mitarbeiter haben zunächst ganz persönliche Interessen:
- Was bedeutet das alles für mich?
- Wo kann ich parken? Wo ist mein Schreibtisch? Welche Statussymbole erhalte ich oder werden mir genommen?
- Wie verändert sich der Inhalt oder die Art meiner Arbeit?
- Bekomme ich neue Ansprechpartner?
- Und lösen wir damit endlich dieses ewige Problem, das mich schon immer stört?