Einen soliden Plan zu haben, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Es ist ebenso wichtig zu wissen, wann ich diesen Plan fallen lassen muss.
Die Anfangsphase des Projekts
Wer ein Projekt startet, der wird in der Anfangsphase einen genauen Projektplan erarbeiten. Die Form ist hier nicht ausschlaggebend, vielmehr sind die Inhalte entscheidend. Denn der Projektplan regelt ganz konkrete Aufgabenpakete, klärt Verantwortlichkeiten und legt indirekt auch die Rollen der Projektmitglieder fest. Für den Projektleiter ist der Projektplan ein wesentliches Mittel um den Projektfortschritt zu überwachen und sein Team zu steuern.
Wichtiger als der Projektplan ist nur noch das verabschiedete Projektziel. Das Ziel eines Projekts ist der Leuchtturm, der die Orientierung gibt, an dem sich das ganze Team ausrichten kann. Der Projektplan beschreibt den detaillierten Weg, wie ich dieses Ziel erreichen kann.
Was passiert aber, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern? Wie muss das Projektteam reagieren, wenn der bisher vorgesehene Weg plötzlich nicht mehr gegangen werden kann?
Änderungen im Projektziel
Die erste Frage widmet sich dem Projektziel: Hat dieses weiterhin Gültigkeit? Oder stellen die neuen Umstände selbst das große Ziel in Frage? Wenn das der Fall ist, dann muss der Projektleiter schnell mit seinem Auftraggeber in Kontakt treten, um diese Frage zu besprechen. Der Projektleiter wird die Auswirkungen der geänderten Rahmenbedingungen transparent machen und erklären, welche Komponenten des Ziels jetzt nicht mehr erreicht werden können. Ein guter Projektleiter bringt in dieses Gespräch gleich Lösungsmöglichkeiten mit, wie entweder das Ziel an die veränderte Situation angepasst werden kann, oder wie die Projektressourcen und deren Einsatz so verändert werden, dass das Ziel weiterhin erreicht werden kann.
In der Praxis wird an einem Projektziel aber selten gerüttelt. Ein Auftraggeber wird sich ungerne den Veränderungen unterwerfen, sondern weiterhin eine saubere Zielerreichung erwarten. Noch öfter werden die geänderten Rahmenbedingungen auch gar nicht erst vom Projektleiter eskaliert, sondern es wird vielmehr im Team nach Alternativen überlegt.
Ein neuer Projektplan muss her
Die wichtigste Erkenntnis für einen Projektleiter ist an dieser Stelle, dass sich der Projektplan ändern muss. Wenn das Ziel nicht geändert wird, und die veränderten Rahmenbedingungen den bisherigen Plan vereiteln, dann gibt es keine Alternative. Das Team sollte nicht um des Plans Willen an dem Plan festhalten. Auch wenn es ein noch so guter Plan war und unzählige Stunden Arbeit in seine Erstellung geflossen sind, an dieser Stelle ist er leider obsolet geworden. Die Aufgabe des Projektteams ist es jetzt, einen neuen Plan zu erstellen. Wie können wir mit den zur Verfügung stehenden Mitteln unter den jetzt gültigen Rahmenbedingungen unser Ziel erreichen?
Die Aufgabe des Projektleiters ist es zunächst, das Team zu dieser Erkenntnis zu bringen. Wenn die Notwendigkeit erkannt ist, dann moderiert der Projektleiter das Team durch die Phasen einen neuen Plan zu erstellen. Dabei gilt es einerseits behutsam vorzugehen, um Abschied von alten Vorsätzen zu nehmen, und andererseits stringent vorzugehen, um die bestimmt nicht leichter gewordene Aufgabe zu bewältigen. Und die mit Sicherheit schwierigste Aufgabe für den Projektleiter ist zu aller erst die Beurteilung, ob überhaupt ein neuer Plan notwendig geworden ist, oder ob es nur die grundsätzlich auftretenden Hindernisse elegant zu umschiffen gilt.
