Gegenfrage: Wie viel Zeit haben Sie bekommen? In den meisten Fällen gibt die Tagesordnung bereits vor, wie lange Sie referieren dürfen. Und danach sollten Sie sich dann auch ausrichten.
Egal wie lange Ihre Präsentation dauert, es gibt für mich zwei goldene Regeln:
Von Beginn an – also in den ersten Sekunden! – müssen Sie das Publikum für sich gewinnen. Ihre Zuhörer müssen Interesse an dem Thema finden und Ihnen Ihre Aufmerksamkeit schenken. Damit das geschieht, müssen Sie einen fesselnden Einstieg finden. Das kann zum Beispiel eine Kernfrage sein oder eine Hypothese, verbunden mit dem Versprechen, diese in den nächsten Minuten aufzulösen.
In den ersten fünf Minuten sollten Sie alles wesentliche gesagt haben. Wer nicht in der Lage ist, seine Präsentation auf den Punkt zu bringen, der weiß nicht, was er eigentlich sagen will. Und dann wird die Präsentation immer länger und länger, weil noch ein Thema und noch eine Information gebracht werden muss. Wer sich aber im Vorfeld ausführlich Gedanken über Zielgruppe und Kernbotschaft gemacht hat, der kann seine Kernaussage auch in einem Satz zusammenfassen. Und dieser Satz steht beim Pyramidalen Prinzip gleich zu Beginn der Präsentation.
Und wenn Ihre Präsentation dann vorbereitet ist, dann messen Sie doch mal die Zeit, die Sie für einen Probevortrag benötigen. Vergleichen Sie das mit der Zeit, die Sie tatsächlich zur Verfügung haben. Und zählen Sie vorher mal Ihre Folien, denn 3-5 Minuten werden Sie sicher für jede Seite brauchen. Sobald es eine Zwischenfrage gibt, kann das schnell zusätzliche Minuten kosten. Und wenn eine Abschlussdiskussion oder eine Entscheidung vorgesehen ist, werden Sie auch dafür noch Zeit benötigen.
