Sie haben keinen Termin, müssen aber Ihren Chef oder eine andere wichtige Person sprechen? Sie benötigen dringend deren Aufmerksamkeit für ein Thema oder gar eine Entscheidung oder Aktion? Dann müssen Sie in kürzester Zeit Ihr Anliegen vorbringen und Ihren Zuhörer überzeugen. Und das ganze ohne Präsentation, ohne Laptop und ohne Beamer. Aber Sie brauchen eine umso bessere Vorbereitung!
Klares Ziel
Was wollen Sie erreichen?
- Brauchen Sie Aufmerksamkeit zu einem Thema?
- Benötigen Sie eine Entscheidung?
- Müssen Sie etwas eskalieren?
- Erwarten Sie eine Handlung Ihres Zuhörers?
Formulieren Sie Ihre Frage so konkret wie möglich, denn darauf baut Ihre Präsentation auf. Und seien Sie realistisch: Wenn Die Antwort nach 2 Minuten Gespräch lautet „Das ist interessant, machen Sie mal einen Termin mit meiner Sekretärin“, dann haben Sie bereits einen großen Erfolg erzielt.
Vorgehen
Für Ihre 2 Minuten bereiten Sie die folgenden Punkte vor:
- Aufhänger: Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit zum Thema. Überlegen Sie sich, was für Ihren Zuhörer – unabhängig von Ihrem Anliegen – jetzt wichtig ist.
- Problem: Beschreiben Sie die Situation und benennen Sie ein Problem oder ein Risiko. Die Auswirkung sollte eine echte Relevanz für Ihren Zuhörer haben.
- Lösung: Schlagen Sie eine Lösung vor, beschreiben Sie diese möglichst konkret. Was ist zu tun? Wer macht es? Wann soll es geschehen?
- Auswirkung: Beschreiben Sie die positive Auswirkung Ihrer Lösung und wie sie das eingangs genannte Problem behebt.
- Aktion: Erreichen Sie Ihr Ziel und holen Sie sich das Einverständnis für den nächsten Schritt. Entweder Sie bekommen das Mandat etwas zu tun, oder Sie bitten Ihren Zuhörer aktiv zu werden.
Jeder Punkt sollte maximal 1-3 Sätze umfassen. Schreiben Sie sich die Formulierungen auf, jedes Wort muss sitzen.
Beispiel
In zwei Minuten können Sie sich das Mandat für ein Projekt holen:
- Wussten Sie das der Markt der ASEAN-Region genauso groß ist wie unser Markt in Indien?
- Das Wachstum in ASEAN ist konstant bei 6%. Unsere Kunden verlagern Ihre Produktionen in diese Region. Unsere Wettbewerber sind bereits vor Ort aktiv. Wir haben nur ein Büro in Singapur und verlieren bald den Anschluss.
- Meine Empfehlung ist, dass wir unsere Präsenz in den großen Ländern dieser Region ausbauen und unsere Lieferzeiten verkürzen. Damit meine ich, dass wir eigene Vertriebsbüros in Indonesien, Malaysia und Philippinen aufbauen. Und dass wir unser kleines Lager in Singapur ausbauen, um von dort schneller unsere Produkte an die Kunden der ganzen Region auszuliefern.
- Damit könnten wir unsere wichtigsten Kunden persönlich vor Ort betreuen, neue Kunden akquirieren und dadurch unseren Marktanteil in der Region ausbauen.
- Darf ich Ihnen das mal weiter ausarbeiten und vorstellen?
Diese Struktur lässt sich jetzt mündlich in 2 Minuten vortragen. Sie können es auf einer Folie grob skizzieren, und ausgedruckt auf den Tisch legen. Oder Sie können den Text auch in dieser Form in eine E-Mail schreiben und Ihrem nicht erreichbaren Adressaten schicken.
