Sie wollen weniger E-Mails bekommen? Dann hilft es zunächst, wenn Sie selbst weniger E-Mails schreiben. Denn jede geschriebene E-Mail hat das Potential für Antworten, die Sie erhalten. Überlegen Sie also zunächst, ob Sie wirklich eine Information oder Frage als E-Mail verteilen müssen.
Und wenn Sie eine Mail schreiben, dann legen Sie es darauf an, keine Antwort zu erhalten:
- Wählen Sie einen möglichst kleinen Verteiler. Damit ist die Zahl der potentiellen Antwort-Schreiber begrenzt.
- Starten Sie keine Diskussion. Ansonsten haben Sie gleich dutzende E-Mails in Ihrem Posteingang.
- Es läuft eine Diskussion, Sie sind im Verteiler, wollen aber keine weitere Nachricht bekommen? Rufen Sie einen Kollegen an, der etwas zu sagen hat. Bitten Sie ihn, eine Antwort an alle zu schreiben – aber Sie selbst aus dem Verteiler zu nehmen. Ab jetzt haben Sie Ruhe.
- Nehmen Sie die Nachfrage vorweg. Das geht auch bei mehreren Alternativen in Ihrer E-Mail: „Wenn Sie sich für Option A entscheiden, dann schicken Sie das angehängte Formular an den Helpdesk. Wenn Sie sich für Option B entscheiden, wenden Sie sich direkt an Herrn Meier.“
- Lösen Sie ein Problem, indem Sie Kollegen vernetzen und sich selbst aus dem Verteiler nehmen: „Hallo Disponent, der Kundenauftrag von Kunde A hat oberste Priorität. Bitte mit Schichtleiter umplanen. Wenn Lieferung bis morgen nicht möglich, an Produktionsleiter eskalieren. Eine Bestätigung bitte direkt an den Kundenbetreuer senden.“
Und zuletzt gibt es noch eine klassische Alternative: Wenn es wirklich wichtig und dringend ist, dann nehmen Sie das Telefon und rufen Sie an.
