Teil 1: Aufbau und Struktur
Teil 2: Das Pyramidale Prinzip von McKinsey
Teil 3: Gestalten und Erstellen
In der heutigen Arbeitswelt kommt niemand mehr an Präsentationen vorbei: Ein Projekt vor der Geschäftsführung oder dem Lenkungskreis vorstellen. Dem Kunden ein neues Konzept präsentieren. Unternehmensberater, die ihre Ergebnisse vorstellen. Immer werden PowerPoint-Präsentationen eingesetzt. Diese Anleitung beschreibt in drei Teilen den Weg zu einer professionellen und vor allem überzeugenden Vorstellung.
Was wollen Sie erreichen?
So simpel die Frage auch klingen mag, so entscheidend ist sie für einen erfolgreichen Auftritt. Wer sich nicht sicher ist, was er überhaupt will, der braucht gar nicht erst anfangen. Selbst ein scheinbar einfaches „Stellen Sie doch mal kurz Ihr Projekt bei uns vor“ sollte nicht in wahllos zusammenkopierten Folien enden. Sie haben eine Botschaft zu vermitteln, Sie möchten etwas erreichen.
Es gibt zwei mögliche Leitfragen:
- Was sollen Ihre Zuhörer am Ende wissen oder mitnehmen? Hier soll das Publikum von etwas überzeugt werden oder über etwas Neues informiert werden. Die Präsentation hat die Aufgabe, diese Informationen oder Meinungen zu vermitteln.
- Was benötigen Sie von Ihren Zuhörern? In diesem Fall brauchen Sie eine Entscheidung für Alternativen oder die Zustimmung zu Ihren Plänen. Die Präsentation muss dann diesen Punkt herbeiführen.
Wie lautet Ihre Kernaussage?
Die meisten Präsentationen sind einfach zu lang und zu unstrukturiert. Es gibt einfach zu viele Inhalte, die unbedingt gezeigt werden wollen. Hier geht es aber nicht darum zu zeigen, was man alles weiß oder erreicht hat.
Orientieren Sie sich an Ihrer Leitfrage und an Ihren Zuhörern. Was ist wirklich wichtig? Was wollen Sie Ihren Zuhörern sagen? Zu Beginn werden Sie wahrscheinlich mehrere Stichpunkte sammeln. Verdichten Sie diese dann auf einen einzigen Satz. Ihre Kernaussage ist die Zusammenfassung und der Einstieg in die Präsentation. Es ist Ihre zentrale Botschaft.
In dem klasse Buch Was bleibt: Wie die richtige Story Ihre Werbung unwiderstehlich macht stellen die Autoren Chip und Dan Heath das SUCCESS-Prinzip vor für Botschaften, die haften bleiben:
- Simplicity: Sagen Sie’s einfach
- Unexpectedness: Verblüffen Sie durch Unerwartetes
- Concreteness: Werden Sie konkret
- Credibility: Bleiben Sie glaubwürdig
- Emotions: Zielen Sie auf das Gefühl
- Stories: Erzählen Sie Geschichten
Diese Kernaussage ist die Essenz Ihrer Präsentation und wird nachher auch für die Struktur das führende Element sein.
Manager oder Experten?
Wenn die Kernaussage der Präsentation steht, geht es jetzt um die Zielgruppe. Wer sind die Adressaten der Präsentation? Werden Sie vor einer Expertenrunde stehen und über technische Details referieren? Oder dürfen Sie Ihre Botschaft einer Managerrunde aus Abteilungsleitern oder gar Geschäftsführern vorstellen?
Die Präsentation ist in Aufbau, Inhalt und Darstellung grundlegend verschieden – je nach Zielgruppe. Es wäre fatal, die Folien aus dem letzten Team-Meeting für die Vorstandsetage zu verwenden.
Ein Manager hat nur wenig Zeit und damit auch wenig Geduld. Er möchte schnell erfassen, worum es geht und was er jetzt wissen, tun oder entscheiden muss. Er interessiert sich nicht für die vielen kleinen Details, denn dafür hat er ja Sie. Daher muss die Präsentation kurz sein und sofort auf den Punkt kommen. Das wichtigste steht ganz zu Beginn.
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