Der Begriff virtuelle Projektteams ist leicht irreführend, denn tatsächlich handelt es sich um räumlich getrennte Projektteams. Ein Projekt und vor allem das Projektziel ist auch nicht virtuell, sondern immer sehr konkret und messbar. Das gilt selbst dann, wenn es sich am Ende „nur“ um Code oder ein anderes Computer-Produkt handelt. Gerade deswegen bleibt es eine große Herausforderung diese virtuellen Teams zu führen.
Auch in räumlich getrennten Gruppen ist der persönliche Kontakt die wichtigste Voraussetzung für ein gutes Zusammenarbeiten. Gleich zu Beginn des Projekts, zum Beispiel zum Kick-off, bietet sich ein persönliches Treffen an. Die Mitglieder des Projekts können sich hier persönlich kennenlernen, haben ein Gesicht zu Namen und Stimmen und entwickeln so eine erste Vertrauensbasis.
Dieses persönliche Treffen zum Projektstart hat noch einen zweiten wichtigen Vorteil: Die Projektleitung und die Projektmitglieder können gemeinsam das Ziel und ein Qualitätsverständnis erarbeiten. Wenn sich die Mitarbeiter anschließend in alle Himmelsrichtungen verteilen, dann ist ein gemeinsames Ziel essentiell für den Projekterfolg. Dieses Projektziel muss in virtuellen Teams allen bekannt sein und vor allem auch verstanden sein.
Das gleiche gilt für das Qualitätsverständnis. Hier können unterschiedliche Standorte oder verschiedene Firmen unterschiedliche Unternehmenskulturen und Grundsätze leben. Diese müssen zu Beginn des Projekts kalibriert werden, so dass alle nach den selben Standards arbeiten. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Zusammenarbeit gelingt und das Ergebnis alle zufriedenstellt.
Für die Arbeit in räumlich getrennten Teams benötigt es dann klar abgegrenzte Aufgabenpakete. Jedes dieser Aufgabenpakete hat nur einen einzelnen Verantwortlichen, der sich um die Umsetzung dieses Pakets kümmert. Der Projektleiter muss diesen Verantwortlichen vertrauen, weil eine enge Kontrolle und Führung nicht möglich ist. Die Verantwortlichen müssen selbstständig arbeiten, Ihr Team organisieren und sich regelmäßig mit Ihren Schnittstellenpartnern abgleichen.
Für die Abstimmung aller Projektmitarbeiter sind letztendlich nur zwei einfache Werkzeuge notwendig. Für alle Pläne, Dateien und Arbeitsstände benötigt es eine gemeinsame Ablage, auf der alle Zugriff haben. Das kann innerhalb einer Firma auch einfach ein Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk sein. Bei Firmen-übergreifenden Teams bieten sich zahlreiche Webtools an, die aber keine besonderen Fähigkeiten benötigen. Denn das zweite Werkzeug für gute Zusammenarbeit ist die Telefonkonferenz. Chats und Foren sind nicht direkt genug. Videokonferenzen für Gruppen sind technisch anspruchsvoll und spätestens dann wirkungslos, wenn Dateien auf dem Bildschirm oder der Leinwand betrachtet werden müssen. In einem direkten Gespräch am Telefon und einer per Telefonkonferenz geführten Besprechung lässt sich am effektivsten arbeiten.
