Im japanischen steht das Wort „Gemba“ für den eigentlichen oder den realen Ort. In Unternehmen wird damit der Ort der Wertschöpfung bezeichnet. Um den realen Status eines Projekts zu kennen, muss der Projektleiter zum Gemba gehen.
Im heutigen Projektmanagement sind Status-Berichte, Risiko-Charts und PowerPoint-Präsentationen ein häufiges und beliebtes Mittel, um den Fortschritt und die Schwierigkeiten eines Projekts zu überwachen. Teilprojektleiter werden aufgefordert, regelmäßig den Status ihrer Aktivitäten zu berichten. Der Gesamtprojektleiter erstellt daraufhin einen Überblick über sein Projekt und stellt es dem Lenkungskreis vor. Ein Projektmanagement Office sammelt Berichte ein und gibt dem Vorstand einen Überblick.
All diese Tätigkeiten sind letztendlich nur virtuell, denn sie finden in Besprechungsräumen oder sogar nur am Bildschirm statt. Der erfahrene Projektleiter sollte sich aber nicht ausschließlich auf diese Berichte verlassen. Noch schwieriger wird es für übergeordnete Gremien, die einen konsolidierten Blick erhalten. Je öfter ein Status- oder Risiko-Bericht zusammengefasst wird, desto stärker ist auch der Filter. Als Resultat wird das Projekt häufig positiver dargestellt als es wirklich ist.
Um zu erfahren, wie es wirklich um das Projekt steht, muss der erfahrene Projektleiter sich persönlich und direkt ein eigenes Bild machen. Und dazu geht er zum Gemba, dem realen Ort, dem Ort des Geschehens.
Dort kann er mit den Mitarbeitern sprechen, die die eigentliche Arbeit machen. Der Projektleiter kann sich den Fortschritt zeigen lassen, er kann sich über Risiken unterhalten und einen Prototypen persönlich ausprobieren. Immer wenn es etwas zum „Anfassen“ gibt, so ist der Projektstatus wirklich „greifbar“. Aber auch in Software-Projekten kann der Entwicklungsstand am Rechner angesehen werden. Und wenn es im Projekt visuelle Methoden der Projektsteuerung gibt, dann ist so eine Projektwand sehr real und aussagekräftig.
Wenn der Projektleiter also sein Büro verlässt, mit den Mitarbeitern im Projekt spricht und sich an den Gemba begibt, dann braucht er sich nicht auf Berichte verlassen, sondern kann sich selbst sein eigenes, wahres Bild machen.
