Im Projekt gibt es ein großes Problem, Ihr Budget und Zeitplan ist hinfällig, Ihre Ziele sind nicht mehr zu erreichen. Sie können nichts dafür, aber das Problem ist nun mal da. Was also tun? Seien Sie vor allem schnell und informieren Sie Ihren Projektsponsor und Lenkungskreis. Am besten tun Sie das, bevor Sie gefragt werden. Und wenn Sie das tun, dann bringen Sie auch gleich die Lösung des Problems mit!
Für die Eskalation bei Ihrem Lenkungskreis bereiten Sie eine Präsentation mit 3 Teilen vor:
Ausgangssituation: Beschreiben Sie die Situation vor dem Problem. Wie sah Ihre Planung aus, was waren die Ziele und das Budget. Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die jetzt problematisch sind. Und erläutern Sie auch die Annahmen, die der Planung zu Grunde lagen.
Auswirkungen: Erläutern Sie das Problem. Was ist passiert und welche Annahmen haben sich dadurch geändert. Wie wirkt sich das Problem auf das Projekt aus? Welche Ziele sind jetzt gefährdet? Wie verändert sich der Terminplan? Lassen Sie hier zunächst mögliche Lösungen außen vor und beschreiben nur das Bild, wenn Sie nicht reagieren würden.
Gegenmaßnahmen: Im dritten Schritt stellen Sie Ihre Maßnahme vor, um die Auswirkungen auf das Projekt zu reduzieren. Im besten Fall können Sie direkt das Problem lösen und haben „nur“ etwas Verzug im Projekt. In anderen Fällen müssen Sie aber mit dem Problem arbeiten und es ins Projekt integrieren. Bieten Sie eine oder zwei Vorgehensweisen an, was Sie jetzt tun werden. Beschreiben Sie Ihre zusätzlichen Aufwände und die Auswirkungen auf die Projektziele. Holen Sie sich dafür die Freigabe von Ihrem Lenkungskreis.
Ob diese Präsentation jetzt aus einer, drei oder neun Seiten besteht, bleibt Ihnen überlassen. Diese Grundstruktur sollte Ihnen ermöglichen, die für Sie beste Entscheidung des Lenkungskreises zu erhalten.
