Ihren schlechten Ruf haben sich Besprechungen hart erarbeitet. Mit einer cleveren Typisierung und ein paar mutigen Schritten werden Besprechungen schnell wieder relevant und effektiv.
Besprechungen sind häufig langweilig, weil für die Mehrheit der Teilnehmer das aktuelle Thema nicht relevant ist. Zusätzlich erfolgt häufig keine Vorbereitung, so dass sich zunächst alle inhaltlich sortieren müssen. Entweder wird dann eine endlos lange Liste von Punkten durchgearbeitet. Oder die Gruppe beißt sich an einem Thema fest und nimmt dafür die ganze Zeit in Anspruch. Oder wir ertragen 85 Seiten PowerPoint.
Die entscheidende Frage weit vor der Termineinladung ist daher: Um welchen der drei Typen einer Besprechung handelt es sich hier? Informieren, Erarbeiten oder Entscheiden?
1. Informieren: Inhalte und Nachrichten zwischen den Teilnehmern austauschen
Zu jedem Thema gibt es eine verantwortliche Person. Diese Person bereitet ihr Thema inhaltlich vor, und schreibt dazu alle wesentlichen Informationen in einem Bericht oder Ergebnisprotokoll zusammen. Eine Präsentation gehört hier verboten, ein Text oder eine Tabelle sind angebracht und müssen auch nicht lang sein. Alle Berichte werden vor der Besprechung verteilt und von allen gelesen. In der Besprechung selber fasst die verantwortliche Person nur die wichtigsten ein oder zwei Punkte kurz zusammen. Die Teilnehmer haben die Gelegenheit Fragen zu stellen, aber aufkommende Diskussionen oder offene Fragen werden für ein separates Meeting notiert (siehe Punkt „Erarbeiten“). Es soll Firmen geben, die reservieren die ersten 30 Minuten der Besprechung zum stillen Lesen aller Berichte.
2. Erarbeiten: Ein einziges Thema kreativ bearbeiten
Der wichtigste Punkt ist hier, dass es ausreichend Zeit gibt, die Fragestellung zu bearbeiten. 90 Minuten sollten es pro Thema schon sein, denn nur dann kann es auch abschließend gelöst werden und bleibt kein Stückwerk. Es gibt nur ein einziges Thema für eine Besprechung. Damit ist sichergestellt, dass es inhaltlich voll durchdrungen ist und alle Aspekte beleuchtet wurden. Alle Teilnehmer werden so ausgewählt, dass sie einen Beitrag leisten können. Störungen in der Besprechung sind auszuschließen, also keine E-Mails, keine Anrufe, kein Verlassen des Raums. Und am Ende ist eine klare Dokumentation erforderlich, in der die Ergebnisse festgehalten werden.
3. Entscheiden: Aus mehreren Alternativen auswählen
In diesem Termin muss eine Entscheidung gefällt werden, oder auch mehrere. Es gibt eine verantwortliche Person, die die jeweilige Entscheidung vorbereitet. Der wichtigste Punkt ist zunächst die richtige Formulierung der Fragestellung. Daraus leiten sich die Vorbereitung, die Lösungsmöglichkeiten und auch die Entscheidungskriterien ab. Die verantwortliche Person bereitet alle Inhalte komplett vor und verteilt sie vor der Besprechung an alle Teilnehmer. In der Besprechung werden dann alternative Möglichkeiten vorgestellt, mit der die Fragestellung gelöst werden kann. Für alle Lösungsmöglichkeiten werden Vor- und Nachteile und weitere Auswirkungen gegenübergestellt. Die Teilnehmer der Besprechung haben dann die Verantwortung aus einer der vorgestellten Alternativen auszuwählen.
