Plätze im Lenkungsausschuss sind begehrt und versprechen Mitspracherecht und Entscheidungsbefugnis. In diesem Fall führte es dazu, dass bei einem großen Projekt ständig mehr und mehr Mitglieder im Lenkungsausschuss saßen, zu Ende waren es acht. Allein die Terminfindung war nur über Monate im Voraus möglich und selbst dann waren niemals alle anwesend. Und weil die Verantwortung auf so viele Schultern verteilt war, wurde die eigene Rolle auch weniger ernst genommen.
Vor kurzem wurde daher das Ziel ausgegeben: Nur noch drei Mitglieder im Lenkungsausschuss! Doch wer darf bleiben? Und wer muss weichen? Als typischer Dreiklang sollten Kunde, Lieferant und Sponsor vertreten sein. Der Kunde wacht darüber, dass seine Anforderungen und Ziele im Projekt erreicht werden. Der Sponsor als Auftraggeber überwacht „sein“ Projekt und sichert die Ressourcen zu. Der Lieferant stellt die Erfüllung der Projektaufgaben sicher.
Damit wären wir auf der sicheren Seite, hatten hier aber Lieferanten aus mehreren Funktionsbereichen. Um zwei Lieferanten im Lenkungsausschuss platzieren zu können, ist der Sponsor nicht mehr in den regelmäßigen Projektsitzungen anwesend. Er bleibt aber weiterhin Auftraggeber, wird regelmäßig per Mail über den Status informiert, und nur in Ausnahmefällen oder bei Änderungsanträgen persönlich hinzugezogen.
